Como responder a um pedido de exclusão de dados
Um pedido de exclusão precisa de quatro coisas: confirmar quem pede, delimitar o que exatamente será apagado, identificar o que a lei obriga a manter, e executar em todos os lugares — inclusive nas planilhas e nas ferramentas de terceiros. O passo que quase sempre falha é o último.
Passo 1 — identificar sem criar barreira
Confirme que quem pede é o titular, com o mínimo necessário. Exigir documento com foto para apagar um cadastro de newsletter é coletar mais dado para atender um pedido de apagar dado — e a desproporção é, ela mesma, um problema.
Passo 2 — delimitar o escopo
| A pessoa quer | O que fazer |
|---|---|
| Parar de receber mensagem | Oposição ou revogação — não exige apagar tudo |
| Sair da comunidade | Encerrar o vínculo; combinar o que fica |
| Apagar tudo | Eliminação completa, exceto o que a lei obriga |
Perguntar qual dos três é atendimento, não obstáculo — desde que a pergunta seja simples e a resposta seja acatada.
Passo 3 — o que pode ser mantido
- Registros exigidos por obrigação legal ou regulatória, pelo prazo dessa obrigação.
- O necessário para exercício regular de direito em processo.
- Dados anonimizados de verdade, que deixam de ser dados pessoais.
Manter “para histórico” ou “porque pode ser útil” não está nessa lista.
Passo 4 — executar em todos os lugares
- Sistema principal.
- Backups — e, se não dá para apagar do backup, isso precisa estar descrito na política, com o prazo de rotação.
- Planilhas exportadas, inclusive as que estão em celular de voluntário.
- Ferramentas de terceiros: e-mail, formulários, CRM, grupo.
- Confirmar ao titular o que foi apagado e o que foi mantido, com o motivo.
O teste que revela o problema antes dele acontecer
Crie um registro de teste, peça a exclusão pelo canal público e verifique se ele sumiu de todos os lugares. Quase toda organização descobre nesse teste pelo menos um lugar esquecido — em geral uma planilha.