Agenda de reuniões 1:1 em evento: como montar
Montar agenda de reuniões individuais é um problema de encaixe com restrição de tempo: quem quer falar com quem, em que janelas cada um está disponível, e quantas conversas cada pessoa aguenta. Resolver isso à mão é possível até algumas dezenas de participantes; acima disso, o critério degrada para “quem pediu primeiro”.
As restrições que definem a agenda
| Restrição | Valor prático |
|---|---|
| Duração da reunião | 15 min, com 5 de intervalo |
| Máximo por pessoa | 6 a 8 em meio período |
| Janelas indisponíveis | Palestras que a pessoa vai apresentar ou assistir |
| Limite físico | Número de mesas disponíveis ao mesmo tempo |
A ordem correta de decisão
- Coletar necessidade e oferta de todos.
- Calcular os encaixes possíveis.
- Pedir o aceite dos dois lados — só pares aceitos entram na agenda.
- Alocar nas janelas, priorizando os encaixes mais fortes.
- Publicar a agenda com pelo menos um dia de antecedência.
Inverter os passos 3 e 4 é o erro clássico: agenda montada antes do aceite gera remarcação em cascata.
Faltas e conflitos
- Espere de 10% a 20% de ausência. Tenha uma lista de espera por janela.
- Publique a agenda em papel além do digital.
- Deixe um bloco livre no fim para as conversas que transbordaram.